Mitä mieltä työntekijät ovat kehittymisen porrastreenistä? Otavalainen haastatteli Kodin lehtien toimituspäällikkö Uura Hagbergia ja digituottaja Päivi Huotaria.
Kadonneita lippulappusia, hukattuja dokkareita ja unohtuneita muistiinpanoja. Ne voi nyt unohtaa.
Kehittymisen portaat on perusteellisesti kehitetty työkalu henkilöstön kehittymisen suunnitteluun, tukemiseen – ja dokumentointiin. Työkalu on rakennettu Howspace-alustalle ja työkalua on käytetty nyt Otavamediassa tammikuusta asti. Otavamedian Kodin lehtien toimituksessa se on otettu innolla vastaan.
”Koen etenkin näin etäaikana työkalun hyödyllisenä, kun en näe porukkaa livenä. Keskustelut tulee varmemmin käytyä ja niistä jää muistiinpanot”, Kodin lehtien toimituspäällikkö Uura Hagberg kertoo.
Myös Kodin lehtien digituottaja Päivi Huotari Uuran tiimistä on uuteen käytäntöön tyytyväinen.
”On hyvä, että one-to-one-keskusteluja on joka kuukausi. Etäaikana on tärkeää jutella pomon kanssa säännöllisesti työn sisällöstä ja siitä, miten menee. Muita tilaisuuksia jutella ei oikein ole”, Päivi sanoo.
Uura ja Päivi aloittivat työt Otavamediassa reilu vuosi sitten. Näin pitkälle viety oman työn kehittämisen työkalu on molemmille uutta. Esimerkiksi kuukausittaiset, yhteisesti sovitut keskusteluteemat saavat kiitosta.
”Portaat tuovat ryhtiä ja monipuolisuutta keskusteluihin. Teemat myös innostavat kehittämään omaa työtä. Keskustelujen myötä tiimiläisiin säilyy hyvä yhteys. Tärkeintä on se, että kun keskustelut käydään säännöllisesti, luottamus lisääntyy. Ilman luottamusta ei voi tukea tiimiläisten kehittymistä”, Uura kertoo.
Keskustelut mahdollistavat myös palautteen antamisen puolin ja toisin. Etäaikana palautteen antamisen mahdollisuudet etenkin spontaanisti ovat tiukassa.
Alusta vaatii vielä totuttelemista
Vaikka portaiden käyttö on aavistuksen kankea, työkalun kautta saa kattavan kokonaiskuvan.
”Kaikki tärkeät asiat on koottu samaan paikkaan: strategia, arvot, tavoitteet, yleistavoitteet ja työnantajalupaukset”, Uura kuvaa.
Myös keskusteluun varatut alueet koetaan tarpeellisiksi.
”Ei ole tarkoitus chattailla, mutta vastauskentät toimivat hyvin. Myös fiilismittari on hyödyllinen. Se kertoo paljon, ja on erittäin hyvä, että tuloksia voi seurata kuukausittain”, Uura toteaa.
Portaiden personointi tekee käytöstä haasteellisempaa ja käyttö vaatii vielä harjoitusta.
”On tosi vaikeaa, kun jokaisen vastauskentän tulokset pitää mennä muuttamaan erikseen. Ja jos kysymyksiinkin tulee muutoksia, ne pitää käsin räätälöidä otsikkorivi kerrallaan ja jokaiseen lomakkeeseen erikseen. Eivätkä mittariarvot näy suoraan. Ehkä tähän on tulossa muutoksia?” Uura toivoo.
Kehitysideoita nousee myös alustan laajempaan käyttöön liittyen. Nyt henkilöstöasioita löytyy Oivasta, Teamsistä ja HR-työpöydältä. Perehdytyssuunnitelman luominen Howspaceen on jo käynnissä.
Muutosta kohti
Pelkkä työkalu ja asioiden kirjaaminen muistiin eivät kuitenkaan tee muutosta. Jotta osaaminen karttuisi, työntekijöiden täytyy saada sellaista täsmäkoulutusta, jota he tavoitteiden saavuttamiseksi tarvitsevat. Työnantaja lupaa pitää huolta myös työntekijöiden henkilökohtaisesta kilpailukyvystä, mutta koulutusten suunnittelu ja toteutus on osittain haasteellista nopeasti muuttuvassa maailmassa.
”Esimerkiksi Sovelton Tehotreenit keskittyvät perustoimisto-ohjelmistoihin, mutta moni journalistista työtä tekevä kaipaisi koulutusta aivan toisenlaisten ohjelmien käyttöön. Toivoisin selkeitä neuvoja siihen, miten ja mistä tällaista aika spesifiäkin koulutusta voisi saada”, Päivi ehdottaa.
Kun onnistumisen esteet kirjataan Kehittymisen portaisiin, niitä pitäisi myös ratkaista. Työntekijä ei voi yksin päättää, miten priorisoi töitään tai mitä jättää pois. Esimiehen hyväksyntä tarvitaan myös uusien ohjelmien ja työvälineiden hankintaan.
Myös esimiehiltä on lupa odottaa paljon.
”En tiedä, millaista esimieskoulutusta talossa annetaan, mutta kannatan ehdottomasti valmentavaa johtamista ja sitä, että esimies ja työntekijä ovat tasaveroisia”, Päivi sanoo.
Mitkä Kehittymisen portaat?
Työkalun kehittäminen lähti tarpeesta kuunnella henkilöstöä ja mahdollistaa säännölliset keskustelut.
- Henkilökohtainen kehittymissuunnitelma on kirjattu työnantajalupaukseen, ja se sisältyy myös Kehittymisen portaisiin.
- Alusta ohjaa keskustelua anonyymista palautteenannosta rakentavaan keskusteluun.
- Kehittymisen portaat takaavat tasalaatuisuuden tiimiläisten johtamisessa. Teemat ovat yhteneväiset ja keskustelut tulevat dokumentoiduiksi.
- Howspacen pohjalle rakentuvaa työkalua on räätälöity kuhunkin liiketoimintaryhmään sopivaksi.
- Lisäksi käytössä ovat anonyymit palautekanavat: Whistleblowing-ilmoituskanava epäasiallisen käytöksen tai toiminnan ilmoittamiseen sekä henkilöstökokemuksen mittaus että Mehiläisen hyvinvointikyselyt.
- Incy-palautekanavalla ilmoitukset ja havainnot tehdään omalla nimellä.
- Kaikilla työkaluilla pyritään saamaan ajantasaista tietoa henkilöstön hyvinvoinnista ja työtilanteesta, mikä mahdollistaa nopean reagoimisen.
Kohti avointa keskustelua
Koko Otavassa halutaan kehittää keskustelukulttuuria. Howspace-alustaan rakennettu Juttutupa on käytössä kustantamossa ja myös Suomalaisessa Kirjakaupassa käytetään Howspacelle rakennettua keskustelualustaa. Työkaluja on räätälöity liiketoiminnan mukaan, mutta teemat ovat pitkälle samat.