Useimpien otavalaisten mieleen on varmasti jäänyt maaliskuinen iltapäivä, kun annettiin suositus siirtyä etätöihin koronavirusepidemian vuoksi.
Työvälineitään keräilevien kollegoiden kanssa hyvästeltiin vähän jännittyneinä, vitsiäkin heitettiin.
Olisiko kukaan meistä silloin 12.3. uskonut, missä ja miten teemme töitä joulukuussa?
Otavassa annettiin keväällä etätyösuositus oikea-aikaisesti ja tilanteesta viestittiin nopeasti. Etätöihin siirtyminen sujui ripeästi. Pienen harjoittelun jälkeen uudet työnteon välineet ja -tavat alkoivat toimia.
Välttämättömyys sai myös luovuuden kukkimaan, ja uusia työtapoja ja jopa tuotteita syntyi poikkeusaikojen keskellä ympäri taloa.
Kesälomien jälkeen otettiin käyttöön hybridimalli, joka mahdollisti sen, että osa työntekijöistä teki läsnäpäiviä. Työ-, neuvottelu- ja sosiaalitiloille asetettiin enimmäishenkilömäärät, jotka eivät saaneet ylittyä. Nyt vuoden pimeimpänä aikana koronalukujen taas synkennyttyä on siirrytty pääsääntöisesti etätyöskentelyyn, missä se on mahdollista.
Monialaisessa Otavassa on erilaisia työnkuvia, ja kaikki konsernin työntekijät eivät ole voineet tehdä töitä etänä.
Heli Helenius Suomalaisen Kirjakaupan myymäläpäällikkö, Rovaniemi:
”Vuosi on ollut varsin raskas, mutta kuten olemme omassa työporukassamme monesti todenneet, ei täällä etulinjassa passaa antautua pelon valtaan. Eikä myymälässä työskentelevällä ole vaihtoehtoja. Etänä eivät nämä meidän hommat luonnistu, joten alun pienen säikähdyksen jälkeen elämä ainakin meidän Rovaniemen-myymälässämme asettui pian normaalikuosiin.
Ihan hirveästi ei tarvitse kaivella, etteikö jotain positiivistakin löytyisi. Vuoden varrella on pienen pakon myötä opittu paljon uutta. Tehokkuutta tekemiseen on saatu paljon.
”Vuoden varrella on pienen pakon myötä opittu paljon uutta. Tehokkuutta tekemiseen on saatu paljon.”
Heli Helenius
Rovaniemi on matkailukaupunki, ja nimenomaan joulu on se merkittävin sesonki. Turisteista joulunaikaan noin 95 prosenttia on ulkomailta, joten kyllä korona on hiljentänyt normaalisti niin kovin kansainvälistä katukuvaamme merkittävästi.”
Tuotantopäällikkö Panu Kupila, Otavan kirjapaino:
”Kädet desinfioidaan monta kertaa päivässä ja vuorot on eriytetty niin, että jokaisen vuoron väliin jää viidentoista minuutin tauko. Näin leimauslaitteelle ja pukuhuoneeseen ei synny ruuhkia.”
Liiketoimintapäällikkö Kirsikka Isohanni, Otava Markkinapaikat:
”Olimme jo ennen koronaa tottuneet siihen, että iso osa porukasta on tehnyt enemmän tai vähemmän etätöitä. Käytössämme olevat työvälineet ovat olleet valmiiksi tähän soveltuvia. Huomasimme kuitenkin, että tietty työpaikalla luonnollisesti kulkeva tieto ei välttämättä välity samalla tavoin, kun ollaan pääosin etänä. Olemmekin panostaneet siihen, että asioista tiedotetaan ja sovittuja asioita dokumentoidaan entistä paremmin.
”Olemme panostaneet siihen, että asioista tiedotetaan ja sovittuja asioita dokumentoidaan entistä paremmin.”
Kirsikka Isohanni
Kesän jälkeen pääsimme sopimaan säännöllisistä tapaamisista työryhmittäin. Se tuntui tulevan tarpeeseen. Nyt olemme jättäneet fyysiset kohtaamiset vähemmälle mutta pidämme yllä jatkuvaa keskustelua Slackissä pidettävin videopuheluin ja chat-keskusteluin. Otimme yhdessä sopimalla videotapaamisiin webkamerat käyttöön, jotta nämä tuntuisivat kohtaamisilta, ei vain pelkiltä puheluilta.
Yhteiset suunnittelusessiot ovat tärkeitä, ja niitä pyritään järjestämään taas kasvotusten, kun tilanne sen sallii. Olemme oppineet entistä ketterämpään reagointiin ja tilanteiden eläessä mukauttamaan ja muuttamaan toimintaa. Se tuntuu tulevan porukalta helposti ja yleisesti on saatu pidettyä positiivinen ote tekemisessä.”
Kustannustoimittaja Anni Tausta, Kustannusosakeyhtiö Otava:
”Itse olen ennen koronarajoituksiakin tehnyt säännöllisesti etätöitä, joten siirtymä kotikonttorille on käynyt suhteellisen näppärästi ja työt ovat sujuneet hyvin. Ergonomia ei ole kotona ihan priimaa, joten pitäisi muistaa tauottaa työtä vielä enemmän pitkin päivää.
Työkavereiden näkemistä livenä ja kuulumisten vaihtamista on eniten ehtinyt koronavuonna olla ikävä, vaikka Teamsissa pidämmekin tiiviisti yhteyttä.
Nyt rajoitukset ovat taas kiristyneet, mutta välissä ehti onneksi olla vähän rennompiakin aikoja, jolloin uskalsi tavata ihmisiä kasvotusten. Niiden kohtaamisten voimalla jaksaa varmasti tämän pimeimmänkin vuodenajan läpi.”
Liikkuvan kuvan tuottaja Jenni Kantis, Otavamedia OMA:
“Kirjoitin työsopimukseni Otavamedialle maaliskuussa juuri ennen Uudenmaan sulkua. En ole vieläkään tavannut kaikkia työkavereitani livenä. Teen videotuotantoja yritysasiakkaille, ja asiakkaisiin korona vaikutti paljon, keväällä tuotannot olivat käytännössä tauolla. Nyt tilanne on onneksi toisin, ja joudummekin kollegoiden kanssa pohtimaan, miten saamme tuotannot hoidettua koronaturvallisuutta noudattaen.”
Hallinnan tunne tärkeää jaksamisen kannalta
Myös työterveydestä on tuettu otavalaisia monin tavoin poikkeusaikana, esimerkiksi vinkkivideoin ja webinaarein. Lisäksi on kannustettu olemaan yhteydessä työterveyteen matalalla kynnyksellä.
”Keväällä yritettiin vain selviytyä. Nyt olisi tärkeää, että on rutiineja, joita voi jatkaa pidemmälläkin aikavälillä. Tarkoitus olisi saada tilanne hallintaan ja kehittää työtä yhdessä: näin hallinnan tunne ja vaikutusmahdollisuudet omaan työhön lisääntyvät ja jaksamme paremmin”, kertoo työterveyspsykologi Kari Kaarento Mehiläisestä.
Työrutiineiden lisäksi tarvitaan omaa mielekästä tekemistä: sekä aktiivista palautumista että lepoa.
”Palautuminen käynnistyy vasta, kun ei tee eikä ajattele työtä.”
Lue myös juttu siitä, millaisia uusia toimintatapoja otettiin käyttöön Otava Markkinapaikoissa.